Ob Doc oder PDF – Jeder Typ hat seine Berechtigung

Bei der Zusammenarbeit mit anderen Menschen wirst du schnell feststellen, dass die Frage des richtigen Dokumentenformats gar nicht so selten aufkommt. Gerade im semiprofessionellen Bereich kommt dann noch hinzu, dass viele Menschen mit unterschiedlichen Schreibprogrammen arbeiten. Von Pages über LibreOffice bis hin zu unterschiedlich alten Versionen von MS Word kommt schnell ein großes Wirrwar an verschiedenen Dokumentenarten zusammen. Wenn du nun einem Auftraggeber oder Kollegen ein Dokument zusenden möchtest, welches Format solltest du am ehesten wählen?

Auf einen Standard sollte man sich einigen

Wenn du mit anderen zusammenarbeitest, solltet ihr euch am besten gleich zu Beginn auf einen Standard einigen. So könnt ihr sichergehen, dass das, was der eine schreibt, auch beim anderen so ankommt. Wenn der Empfänger das Dokument hingegen einfach nur lesen soll, etwa bei einem Bericht, so ist es am sinnvollsten, das Dokument als PDF zu versenden. Auch wenn du beispielsweise eine Seminar– oder Bachelorarbeit an deinen Betreuer schickst, solltest du auf PDF setzen.  Im Gegensatz zu den meisten anderen Formaten wird ein PDF bei jedem gleich angezeigt und du kannst sicher sein, dass dein Empfänger alles so sieht, wie du es dir gedacht hast. Dieser Vorteil geht natürlich zwingend mit dem Nachteil einher, dass der Empfänger dein Dokument nicht mehr verändern kann.

Der Zweck bestimmt das Format

Wenn du mit anderen zusammenarbeitest, einigt euch am besten zu Beginn auf ein gemeinsames Format, so kann nichts schiefgehen. Wenn dein Empfänger das Dokument weiterbearbeiten können soll, du dich jedoch nicht mit ihm verständigen kannst oder willst, dann wähle am besten das neueste Word-Format. Wenn der Empfänger hingegen das Dokument nur lesen soll, dann ist ein PDF-Dokument ideal.